Kun olen poissa -palvelun käyttöehdot

1. Palvelun tarkoitus ja käyttö

Palvelu on tarkoitettu palvelun käyttöönsä hankkineiden yksityisasiakkaiden (jäljempänä käyttäjä) kaikkien henkilöön itseensä, hänen omaisuuteensa, mukaan lukien mahdollinen yritystoiminta, liittyvien tietojen tallettamiseen tai muiden henkilökohtaisten tietojen tallentamiseen ja niiden jakamiseen asiakkaan itsensä valitsemille läheisille henkilöille (jäljempänä loppukäyttäjä) asiakkaan kuoleman jälkeen. Palvelua ei saa käyttää laittomaan toimintaan eikä sinne saa tallettaa tietoa, jota voidaan käyttää hyväksi rikollisissa tarkoituksissa. Esimerkkinä tästä ovat salasanat ja pankkitunnukset tai muu vaarallinen tieto, jolla käyttäjälle voidaan aiheuttaa taloudellisia vahinkoja mikäli tieto joutuu vääriin käsiin.

2. Käyttäjän ja palveluntarjoajan vastuut ja velvollisuudet

Käyttäjä vastaa itse tallettamiensa tietojen oikeellisuudesta ja soveltuvuudesta loppukäyttäjää varten. Käyttäjä vastaa myös siitä, että ei tallenna palveluun tietoa, joka voisi vaarantaa häntä itseään. Käyttäjä suositellaan itse henkilökohtaisesti palvelun ulkopuolella huolehtimaan, että arkaluontoisimmat tiedot sijaitsevat piilotettuna jossakin itse määrittämässään fyysisessä paikassa, josta paljastetaan palvelussa vain esim. niiden sijainti loppukäyttäjää varten ja että tällaiset tiedot ovat ajan tasalla. Palvelun tarjoaja ei ole vastuussa palvelun ulkopuolella fyysisesti tai sähköisesti säilytettävästä arkaluontoisesta tiedosta tai sen vääriin käsiin joutumisesta. Palveluntarjoaja ei vastaa myöskään tällaisissa luottamuksellisissa tiedoissa tapahtuneista muutoksista ja käyttäjän itse vastaa tällaisten tietojen ajan tasalla pitämisestä loppukäyttäjää varten.

Palvelun tarjoaja sitoutuu huolehtimaan palvelun tietoturvasta mahdollisimman hyvin, johon kuuluu mm. vahva tunnistautuminen kirjautumisessa sekä asiakkaan tallettamien tietojen salaaminen yrityksen henkilökunnalta. Palvelun tietoturvasta vastaa Kun Olen Poissa Oy:n yhteistyökumppani, joka on katsottu luotettavaksi ja ammattitaitoiseksi toimijaksi. Kun Olen Poissa Oy tekee parhaansa, jotta palvelu on turvallinen kaikilta osin, mutta ei vastaa kuitenkaan esimerkiksi tietomurrosta johtuvasta aineellisesta tai henkisestä käyttäjälle koituvasta haitasta. Tästä syystä käyttäjän on harkittava mitä tietoa jakaa talteen verkkopalvelun sisään.

Palveluntarjoaja ostaa käytetyn talletustilan ja ylläpidon luotettavalta toimijalta ja tieto sijaitsee aina Suomen rajojen sisäpuolella.

3. Tietosuoja, yksityisyys ja henkilötietojen käsittely

Käyttäjän tallentamat tiedot säilytetään yrityksen henkilöstöltä piilotettuina tiedostoina, joita tarkastelee vain luonnollinen elinaikanaan. Käyttäjän elinaikana niitä pääsee tarkastelemaan vain hän itse. Tiedot avataan palvelussa määritetyille henkilön läheisiksi määrittämilleen ”luotetuille henkilöille” eli loppukäyttäjille käyttäjän kuoleman todistamisen jälkeen. Todistamiseen kelvolliset dokumentit ovat hautauslupa tai kuolintodistus. Tämän jälkeen tilille mahdollistetaan pääsy vainajan määrittämille henkilöille, jotka kirjautuvat tiliin myös vahvalla tunnistautumisella. Tietoa ei avata omaisille, joita asiakas ei itse ole määrittänyt ”luotetuiksi henkilöiksi” eli loppukäyttäjäksi palvelussa tai jotka eivät todista henkilöllisyyttään vahvan tunnistautumisen kautta.

Mitään tietoja asiakkaasta tai hänen tallettamastaan tiedosta ei luovuteta kolmansille osapuolille. Ainoat poikkeukset ovat, jos niitä tarvitaan mahdollisen rikoksen selvittämiseen poliisiviranomaisen tai muiden viranomaisten pyynnöstä sekä mikäli henkilölle määrätty edunvalvoja tai edunvalvontavaltuutettu vahvistetun edunvalvontavaltakirjan tällaisia tietoja erikseen pyytää tehtävänsä hoitamiseen liittyen.

Asiakkaan henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksella niiltä osin, kun asiakkuus sitä vaatii. Palveluun rekisteröityminen katsotaan suostumukseksi tarvittavien tietojen keräämiseen. Asiakkaasta säilyttämämme data ovat asiakkaan koko nimi, henkilötunnus ja voimassa oleva sähköpostiosoite. Keräämme vain asiakkuuden hallintaan liittyvän tarpeellisen määrän tietoa ja säilytämme sitä pelkästään palvelun käyttöön liittyviä asioita varten. Asiakasrekisteriämme käsitellään luottamuksellisesti ja turvallisesti. Asiakasrekisteriin pääsevät käsiksi vain kuin Kun Olen Poissa Oy:n työntekijät tai yrityksen valtuuttamat henkilöt, joilla on päästävä tietoon käsiksi, esimerkiksi koodarit palvelua kehittäessään tai huoltaessaan. Rekisteröidyllä on aina oikeus saada tieto hänestä säilytetystä tiedosta ja mahdollisuus pyytää sen poistamista ja tulla unohdetuksi.

4. Tietojen säilyttäminen ja poistaminen

Tietoja säilytetään 6 kk vainajan kuoleman ilmoittamisesta tai 3 kk tilin maksamattomuuteen liittyvästä lopettamisesta. Tilin lopettamiseen liittyvä kolmen kuukauden varoaika pidetään siitä syystä, jotta suojelemme tehtyä työtä esimerkiksi niissä tapauksissa, jos maksu myöhästyy, mutta tili halutaan säilyttää.

Mikäli palvelu lopetetaan esimerkiksi yritystoiminnan kannattamattomuuden vuoksi, ilmoitetaan tästä asiakkaille hyvissä ajoin. Yritystoiminnan loppuessa palvelussa säilytetty tieto tai mahdollinen muu data tuhotaan kokonaisuudessaan tietoturvallisella tavalla.

Jos asiakas haluaa kaiken häneen liittyvän tallennetun tiedon poistettavan välittömästi, hän voi pyytää tätä suoraan asiakaspalvelusta. Henkilön tunnistamisen ja pyynnön oikeellisuuden toteamisen jälkeen tieto poistetaan kaikilta osin niin nopeasti kuin mahdollista, kuitenkin viimeistään viiden arkipäivän kuluessa pois lukien mahdolliset arkipyhäpäivät.

5. Käyttäjätilin hallinnointi ja käyttöoikeudet kuoleman jälkeen

Asiakas nimeää palveluun vähintään yhden oikeudenhaltijan eli loppukäyttäjän, jolle tiedot luovutetaan kuoleman jälkeen. Loppukäyttäjästä, joka on henkilön itsensä määrittämä luotettu henkilö, tulee kirjata henkilötunnus ja sähköpostiosoite, jotta hän voi tehdä vahvan kirjautumisen ja jotta hänelle voidaan tiedottaa vuosittain roolista asiakkaamme elämässä.

Käyttäjällä on vastuu pitää loppukäyttäjiksi määriteltyjen luotettujen henkilöiden yhteystiedot ajan tasalla.

Käyttäjän tulee sopia loppukäyttäjien kanssa etukäteen heille annetusta luottamustehtävästä. Jos määritelty loppukäyttäjä ei tiedä, että käyttäjällä on tällainen palvelu ja että hänellä on siihen liittyvä rooli, käyttäjän kuolema voi jäädä ilmoittamatta ja tiedot saamatta.

6. Palvelun vastuunrajoitukset

Kun Olen Poissa Oy ei vastaa asiakkaan tallentamien tietojen häviämisestä pois lukien tilanteet, joissa häviäminen johtuu palveluntuottajan virheestä tai huolimattomuudesta, virheellisyydestä tai kolmannen osapuolen niihin kohdistamasta väärinkäytöstä, pois lukien tilanteet, joissa pääsy tietoihin on tapahtunut palveluntuottajan tahallisen virheen tai huolimattomuuden perusteella. Käyttäjän on huolehdittava, että kaikista arkaluontoisin tai haavoittuvin henkilöön liittyvä tieto tai data on aina suojassa jossakin muualla kuin verkkopalveluun kirjattuna.

Palveluntarjoaja ei takaa palvelun jatkuvaa saatavuutta esimerkiksi huoltokatkojen aikana. Käyttäjä ei voi hakea korvauksia ajasta, jolloin palvelu ei ole ollut hänen käytettävissään.

7. Immateriaalioikeudet

Palveluntarjoaja ei omista mitään käyttäjän lisäämiä tietoja tai tiedostoja. Käyttäjän lataamasta tiedosta ei pyritä koskaan hyötymään kaupallisesti. Palveluntuottajan kunolenpoissa.fi -sivustolla oleva teksti, visuaalinen materiaali, kuvat ja ohjeistukset – poislukien käyttäjän itse tallentama sisältö – ovat immateriaalioikeuksin suojattuja ja Kun Olen Poissa Oy:n omistamia.

8. Palvelun muutokset ja irtisanominen

Palveluntarjoaja voi muuttaa palvelun käyttöehtoja ja palvelun hinnoittelua. Käyttäjä voi olla kuitenkin hyväksymättä ehtoja tai hinnanmuutoksia, jolloin hänellä on mahdollisuus lopettaa palvelun tilaaminen kuluvan maksukauden loppuun. Palvelun lunastaminen ja käyttäminen ovat suostumus kulloinkin voimassa oleviin käyttöehtoihin. Käyttöehtojen muutoksista tiedotetaan asiakasta vähintään 30 päivää ennen niiden käyttöönottoa. Ilmoitus tapahtuu asiakkaan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen.

9. Lainvalinta ja riitojen ratkaisu

Palvelun käyttöehdoissa sovelletaan Suomen lainsäädäntöä. Mahdolliset riitatapaukset sopimusosapuolten välillä ratkaistaan ensisijaisesti osapuolten välisissä neuvotteluissa tai tuomioistuinsovittelumenettelyä käyttäen. Viimesijassa kaikkien muiden riidanratkaisun vaihtoehtojen tultua käytetyiksi sopimusosapuolten väliset mahdolliset riitatilanteet käsitellään toimivaltaisessa suomalaisessa tuomioistuimessa.